Documentos para abrir uma empresa: veja quais são obrigatórios e como regularizá-los

Antes de tratarmos sobre os documentos para abrir uma empresa, uma breve introdução é necessária. Ao se iniciar a abertura de uma empresa, uma das etapas principais é ter os documentos regularizados. Diversas vezes, na hora de decidir abrir um negócio, o empreendedor se depara com diversas burocracias, questões fiscais e principalmente atraso no processo de abertura, o que pode ser extremamente cansativo e desanimador.

Geralmente, a causa de tudo isso é a falta de planejamento e de não ter os documentos certos em mãos para abrir a empresa de maneira rápida. Para ter certeza de que você tem toda a documentação para abrir uma empresa, confira neste artigo quais os documentos e as etapas necessárias para abrir um CNPJ da melhor forma.

Documentos iniciais

Nessa etapa, os documentos iniciais para dar entrada no processo de abertura da empresa, incluem tanto documentos pessoais quanto os documentos da futura empresa.

Documentos pessoais

Cópia autenticada do RG;
Cópia simples do CPF;
Certidão de casamento (se for casado);
Carteira do órgão regulamentador (como OAB, CRA, CREA, CORE, entre outros);
Cópia simples do comprovante de endereço residencial;
Última declaração do IR (Imposto de Renda).

(Se houver outro sócio da empresa, será necessário os mesmos documentos para cada um deles)

Documentos da empresa

Cópia simples do comprovante de endereço comercial onde será a sede da empresa (se diferir do endereço residencial);
Cópia do IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano) ou de outro documento que conste a Inscrição Imobiliária, ou Indicação Fiscal do imóvel que irá abrigar o estabelecimento;
Atividades da empresa;
Nome fantasia da empresa.

Passo a passo dos documentos para abrir uma empresa

Após ter em mãos toda a documentação necessária para abrir uma empresa, as próximas etapas envolvem, além de documentos específicos ao tipo societário, porte e faturamento do seu negócio. Vale ressaltar que, todos os processos e documentos citados aqui, são voltados especificamente para micro e pequenas empresas.
Dito isto, o processo de abertura de empresa inclui:

Documentos para abrir uma empresa #1: Contrato Social

O contrato social é como a certidão de nascimento das empresas, devendo constar não somente os dados dos sócios de todos os sócios do empreendimento (RG, CPF, IR entre outros já citados no tópico Documentos Pessoais).

Além disso, é necessário também a descrição do ramo de atuação e capital inicial da empresa, além da responsabilidade e divisão societária (cargo ocupado e % de participação de cada sócio na empresa, respectivamente). A elaboração deste documento serve de base para definir características da empresa e é necessária para as próximas etapas.

Documentos para abrir uma empresa #2: Registro na Junta Comercial

É por meio desse documento que se abre requerimento para a obtenção do CNPJ, etapa inicial para que seu negócio passe a existir oficialmente e a operar legalmente. Ao concluir esse processo, você receberá o NIRE (Número de Identificação do Registro da Empresa), sendo necessário, previamente, outros documentos como:

Contrato Social + descrição do tipo societário, em três vias
Cópia(s) autenticada(s) do(s) RG(s) e CPF(s) do(s) sócio(s)
Requerimento padrão (capa da Junta Comercial) em uma via
Os modelos 1 e 2 da FCN (Ficha de Cadastro Nacional) em uma via
Pagamento das taxas com o DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais)

Documentos para abrir uma empresa #3: CNPJ

Com o NIRE em mãos, já é possível adquirir o CNPJ. Essa parte do processo deve ser feita pela internet, acessando o site da Receita Federal e verificando quais outros tipos de documentos serão necessários enviar.

O envio dessa documentação é feito pelos Correios ou indo pessoalmente até a unidade da Receita Federal mais próxima a você (a resposta ainda assim será pela internet). Os documentos “extras” necessários incluem:

FCPJ (Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica);
QSA (Quadro de Sócios e Administradores);
Ficha específica, de acordo com o órgão convenente;
DBE (Documento Básico de Entrada) do CNPJ ou o protocolo de transmissão;
Ficha de beneficiários finais (documento obrigatório informando a existência ou inexistência de beneficiários finais).

Os únicos empreendedores que não precisam passar por essa parte para adquirir o CNPJ são os MEIs (Microempreendedor Individual). Nesses casos, o CNPJ é emitido automaticamente pela internet ao se registrar no Portal do Empreendedor.

Além disso, é nesta parte onde os sócios escolhem a atividade da empresa (apontando os CNAEs) para que a Receita Federal possa tributar e fiscalizar o negócio devidamente.

Documentos para abrir uma empresa #4: Alvará de funcionamento

O alvará é a licença que permite que a empresa possa exercer legalmente todas as atividades registradas anteriormente que geralmente quem regulariza é a prefeitura ou outro órgão governamental municipal. Para obter esse alvará, será preciso outros documentos, como:

Análise de endereço que tenha sido previamente aprovada;
Formulário da prefeitura;
Cópia do CNPJ;
Cópia do Contrato Social;
Laudo dos órgãos de vistoria, quando for necessário.

Cabe ressaltar que, as vistorias são necessárias e cada empresa deve ser analisada especificamente, o que pode gerar a necessidade de outras licenças e autorizações de órgãos de vistoria específicos

Documentos para abrir uma empresa #5: Inscrição Estadual

O registro formal da empresa e o cadastro do negócio no ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), são possíveis a partir desse documento, permitindo a comercialização de produtos no território brasileiro.

A inscrição costuma ser efetuada na Secretaria do Estado da Fazenda, porém, hoje em dia, os empreendedores podem adquirir esse documento com o CNPJ, pois existem alguns Estados com convênio com a Receita Federal. Portanto, é importante conferir no seu Estado se é possível obter os dois com um único cadastro. Os documentos que serão necessários para essa etapa final são:

DUC (Documento Único de Cadastro), em três vias;
DCC (Documento Complementar de Cadastro), em uma via;
Comprovante de endereços dos sócios, original ou cópia autenticada;
Cópia autenticada do documento de direito de uso do imóvel, como contrato de locação ou escritura pública;
Número do cadastro fiscal do contador responsável pela sua empresa;
Comprovante de contribuinte do ISS (Imposto Sobre Serviços) para as empresas que irão prestar serviços;
Certidão simplificada da Junta Comercial para empresas que foram formalizadas há mais de três meses;
Cópia do ato constitutivo;
Cópia do CNPJ;
Cópia do alvará de funcionamento;
RG e CPF dos sócios.

Para empresas dos setores de comércio, indústria e prestação de serviço de comunicação, energia e de transporte intermunicipal e interestadual, esse documento é obrigatório.

Além disso, é necessário fazer o cadastro na Previdência Social em até 30 dias após o começo oficial das atividades da empresa. Esse passo é obrigatório para toda micro e pequena empresa, mesmo sem o contrato de funcionários.

Conclusão

Abrir um empreendimento apresenta diversos desafios não só dentro mas também fora do campo burocrático, com todos os processos e documentos explicitados aqui, se torna evidente a importância de cada um desses documentos para se abrir uma empresa do jeito certo, além da complexidade de se obter alguns deles!

Dito isto, a melhor solução para otimizar o tempo de abertura da empresa e evitar confusões burocráticas é a contratação de profissionais capacitados e especializados na área de abertura de empresas.