Você já se viu em um impasse frente à organização das finanças da sua empresa? Se sim, é clara a necessidade de acompanhar as saídas e entradas do empreendimento a fim de definir um planejamento estratégico e assertivo. Então, por onde começar a planejar as finanças de uma empresa?
Primeiros Passos
Assim, o primeiro passo para uma estruturação financeira é a organização, que se sustenta no acompanhamento constante das contas da empresa. Independente do tamanho do negócio, o importante é manter um controle das finanças. Ou seja, a palavra-chave para esse quesito é disciplina.
Para a organização é fundamental primeiramente ter disciplina, mantendo todos os dados de receitas e despesas registrados e preferencialmente por períodos. Além disso, é fundamental respeitar o fluxo de caixa do empreendimento em questão. Para algumas empresas a análise mensal é necessária e para outros a semanal é mais adequada.
Desse modo, sempre que houver a necessidade de acessar dados de despesas e receitas, você terá uma visualização mais fácil e ágil. É muito comum principalmente entre empresas menores que essa supervisão das finanças seja deixada de lado.
Contudo, isso apresenta um risco grande a essas empresas, ao passo que, deixa de existir organização. Sem esse fator uma empresa pode correr um maior perigo de se desestruturar e até mesmo falir. A organização ajuda a empresa a perceber os problemas e solucioná-los com maior facilidade.
Outro ponto fundamental para a organização de uma empresa é a separação das finanças pessoais das empresariais. Em alguns casos a falta dessa separação pode gerar consequências graves, podendo inclusive te levar à falência.
Organização das Finanças
Nesse sentido, a estruturação financeira é muito importante para administrar os recursos da empresa, contendo informações sobre o fluxo de caixa, planejamento financeiro e corte de gastos e desperdícios.
Assim, organizar a estrutura financeira da empresa é essencial independente do tamanho do negócio.
Dessa forma, para construir uma boa estruturação financeira é necessário manter o registro da empresa, com informações sobre todas as transações feitas. Além disso, é importante possuir um plano de contas, interpretando e relacionando todas as movimentações financeiras.
Outra questão relevante é utilizar um processo para garantir a coerência dos fichamentos financeiros. Por isso, seguindo na ordem, registro das transações financeiras, categorização dentro do plano de contas, conciliação com extratos e NF’s, e por fim, a análise do orçamento e de outros indicadores.
Finalmente, a ferramenta que deve ser utilizada para realizar a organização financeira depende do nível de complexidade do negócio, variando de planilhas simples até softwares complexos. Também é essencial que o financeiro mantenha uma relação direta com a diretoria para garantir um alinhamento de informações.
Funções da Estrutura Financeira
Como o sistema financeiro de uma empresa está relacionado a todos os setores dentro da organização, é muito importante conhecer cada atividade e seu impacto na organização financeira. Assim, cabe analisar quais as principais funções que atuam na estruturação financeira do negócio.
A tesouraria de uma empresa tem como objetivo manter organizadas as contas de entrada e saída, controlando o fluxo de caixa da empresa. Dessa forma, possui como atribuições: gestão de contas a pagar, gestão de contas a receber e atualizar o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC).
Outra questão essencial para a estruturação financeira de uma empresa é o setor de contabilidade, responsável por cuidar dos passivos e ativos patrimoniais da empresa, como pagamentos, financiamentos e investimentos. E essa função pode ser terceirizada para escritórios de contabilidade.
O planejamento financeiro da empresa, relacionado ao plano orçamentário para um período, também é fundamental para uma boa estruturação financeira. Também relacionado a esse planejamento, pode ser feita a gestão de riscos, utilizada para tomar decisões antecipadas e evitar problemas.
Além disso, com a inovação tecnológica, muitas etapas do trabalho de uma empresa podem ser automatizadas, tornando o processo mais eficiente e exato, além de aumentar a quantidade de informações coletadas. Assim, a geração de relatórios, contas a receber e o reajuste de contratos podem ser automatizados para otimizar a sua estruturação financeira.
Profissionais Responsáveis pela Estruturação Financeira
A disposição de cargos de uma empresa não segue um modelo fixo, podendo variar em relação ao tamanho, quantidade da demanda e do modelo de negócio. Dessa forma, depende do contexto de cada empresa, mas alguns cargos que geralmente podem ser encontrados são listados abaixo.
Diretor Financeiro
Esse cargo tem a função de controlar as atividades financeiras da empresa, fazendo escolhas para direcionar uma melhor alocação de recursos. Além disso, esse profissional também é o responsável por cuidar da aplicação do capital e do desempenho econômico da organização.
Gerente Financeiro
O gerente financeiro de uma empresa tem a função de gerenciar informações de movimentações financeiras, como o fluxo de caixa e contas a pagar e a receber. Outra função importante é planejar e analisar a apuração financeira, visando ao desempenho financeiro e econômico de uma empresa.
Supervisor Financeiro
Esse profissional deve elaborar demonstrativos financeiros e orçamentos, coletar informações da empresa e projetar receitas. Também é função do supervisor financeiro coletar informações, comparar recursos estimados e traçar objetivos e metas.
Analista Financeiro
Esse cargo tem a função de planejar uma rotina financeira, acompanhar pagamentos e recebimentos efetuados, além de fazer o seu relatório. Ele também deve analisar o fluxo de caixa e elaborar projeções de faturamento, buscando sempre melhorar o desempenho financeiro e econômico da organização.
Analista Fiscal
O analista fiscal é responsável por apurar e declarar impostos diretos e indiretos, além de analisar as atividades fiscais do negócio e efetuar as escriturações fiscais, sendo muito importante para a parte tributária da empresa.
Auxiliar Financeiro
Esse profissional deve estimar e acompanhar todas as movimentações financeiras da empresa. Assim, o auxiliar financeiro é responsável por organizar documentos de contas a pagar e receber, controlar o fluxo de caixa e apoiar a monitoria do orçamento mensal.
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