Existem dias em que você chega no trabalho e se depara com tantas coisas para resolver, que se pergunta: “Por qual pepino eu começo?”
Por sorte, a Matriz GUT, uma ferramenta simples e eficiente de priorização de problemas, pode te ajudar com isso.
Mas você ainda não sabe como usar ela? Neste post vamos te mostrar exatamente isso e te dar as melhores dicas para aproveitar o máximo dessa ferramenta. Vamos lá?
O que é a Matriz GUT?
A Matriz GUT é uma ferramenta de gestão organizacional que otimiza a priorização na resolução de problemas, para que você possa focar no que é realmente relevante para o desenvolvimento do negócio.
Nesse sentido, ela ajuda a limpar o caminho para as escolhas, a partir da classificação de cada problema ou pendência, de forma a tornar mais simples a determinação de quais ocorrências precisam ser resolvidas primeiro.
Como funciona a Matriz GUT?
A sigla da Matriz GUT consiste em Gravidade, Urgência e Tendência.
Para classificar as pendências que necessitam de prioridade, é necessário entender o conceito de cada um desses aspectos.
Gravidade
A gravidade (G) é o aspecto da Matriz GUT que analisa o impacto do problema na empresa caso ele não seja solucionado.
Visto que problemas mais graves podem acarretar resultados negativos como perda de clientes, danos à imagem da empresa ou do seu empreendimento, perda de dinheiro e até mesmo à falência.
Urgência
Já a urgência (U) se relaciona aos prazos, ou seja, qualquer atividade que contenha alguma restrição de tempo, podendo ser a data limite de pagamento de fornecedores, cumprimento de legislação, ou um tempo hábil para responder a um cliente.
Tendência
Por fim, a tendência (T) na Matriz GUT consiste em analisar o potencial de evolução do problema caso ele não seja resolvido.
Dessa forma, quanto maior a probabilidade de o problema se agravar em um curto período de tempo, maior é a sua tendência.
A partir da observação dos elementos acima, utiliza-se uma escala de 1 a 5 para definir quantitativamente a relevância de cada pendência:
Como montar uma Matriz GUT?
1. Elenque os problemas a serem resolvidos
Para montar a Matriz GUT da sua empresa, você deve, em primeiro lugar, elencar suas pendências na primeira coluna de uma tabela.
2. Defina a pontuação da gravidade, urgência e tendência
Assim, para cada problema listado, é necessário atribuir uma pontuação a partir da gravidade, urgência e tendência de cada item conforme você julgar melhor.
3. Multiplique as pontuações da GUT
Em seguida, o próximo passo é multiplicar as pontuações atribuídas para cada problema (G x U x T), quanto maior o resultado da multiplicação, mais prioritária é a tarefa.
4. Priorize os problemas e defina planos de ação
Por fim, organize a ordem em que você deve resolver suas pendências de acordo com a posição decrescente do resultado da multiplicação G x U x T assim como no exemplo acima.
Dessa forma, você terá uma noção clara de onde concentrar e gerir seus recursos para otimizar os riscos e impactos da resolução de problemas da sua empresa.
Então, logo depois, você poderá montar um plano de ação. Uma boa ferramenta para isso é a 5W2H, onde você conseguirá montar um plano de ação detalhado e sem falhar para colocar em prática.
Quais os benefícios da Matriz GUT?
Além de ser uma ferramenta de gestão muito simples de implementar, pode ser utilizada em qualquer área ou setor, e, até mesmo, na organização da vida pessoal.
Também, você consegue apoiar o processo de organização da resolução de problemas de modo a ter consciência na priorização de tarefas, de modo a otimizar o controle de riscos da tomada de decisões estratégicas.
Conclusão
A matriz GUT é um jeito acessível e descomplicado de ajudar na gestão de tempo e alocação de recursos da sua equipe, assim como na qualidade de atendimento/prestação do seu serviço.
Mas, priorizar e resolver os problemas é apenas o primeiro passo para ter um negócio de sucesso. Para melhorar o desempenho, a criação de um plano de negócio poderá te ajudar a definir os rumos da sua empresa.
Então, descubra como funciona um plano de negócios e dê um passo a frente da concorrência.
