Aprenda a encontrar soluções eficazes para os problemas da sua empresa a partir da metodologia desenvolvida por executivos da Google.

Quem nunca se viu completamente entediado em uma reunião empresarial para resolver situações difíceis? Pior ainda, quem nunca se viu entediado e desesperançoso acerca do futuro nesse ambiente?

Se você nunca se sentiu assim, esse texto não é para você. Mas, se você quer aprender a tomar decisões relâmpago e alavancar a produtividade da sua empresa, continue a leitura.

Felizmente, os problemas típicos de uma reunião no trabalho assolam até as grandes empresas como o Google. Assim como nada parece impossível para empresas desse porte, acabar com as ineficiências de reuniões intermináveis e ainda ganhar qualidade na tomada de decisões também não seria.

Cansados do problema, dois executivos de lá desenvolveram o método chamado Decisão Relâmpago, capaz de diminuir consideravelmente o tempo de deliberação nas reuniões e chegar a resultados efetivos. Para aplicá-lo, você para precisar de:

• Notas autoadesivas (post-its);
• Bolinhas coloridas adesivas;
• Uma superfície para colar as notas e bolinhas;
• Canetas;
• Fita adesiva.

O método é extremamente simples, e consiste nos seguintes passos:

1. Anote

Cada participante da reunião deverá, sozinho, escrever o máximo de notas possíveis acerca daquilo que está alavancando a empresa em direção a seu objetivo. Ex: todos estão sempre dispostos a me ajudar; o projeto é sobre um tema muito legal.

Em seguida, cada um deverá escrever o que está retardando o progresso. Ex: falta de gestão de conhecimento.

2. Cole e vote

Cada um deverá receber algumas bolinhas coloridas (20 é um número razoável). Peça a todos que colem os problemas elencados na parede e que votem nos que julgarem mais importantes. (vale votar na sua própria ideia e colocar mais de uma bolinha na mesma ideia).

3. Selecione e organize

Observe os problemas mais votados, tente não selecionar mais de 3 para não perder a resolutividade. Retire os demais da parede, você pode guardá-los para outras reuniões ou jogá-los fora. Por fim, organize as notas remanescentes.

4.Transforme em “CP?”

Após escolher os 3 principais pontos a serem atacados, transforme-os em perguntas iniciadas com “como podemos”. Ex: O cartão de problema “gestão do conhecimento” passa a ser “como podemos garantir que todos estejam a par do que está acontecendo no projeto?”

5. Crie soluções!

Novamente, estipule um tempo para que cada um proponha soluções individualmente para os problemas elencados. Peça que as escrevam em notas autoadesivas também. (Busque inspiração nas notas escritas no passo 1 sobre coisas positivas). Ex: Vamos começar a usar o Slack (uma plataforma de comunicação mais fluida do que o e-mail).

6. Cole e vote – Parte 2

Repita o processo apresentado no item 2.

7. Selecione e organize – Parte 2

Selecione as soluções mais votadas e cole-as próximas aos respectivos problemas, entre 1 e 4 soluções por problema é o ideal.

8. Desenhe

Desenhe, se possível, ou cole uma fita adesiva na parede para criar um plano cartesiano, cujo eixo Y corresponde a impacto, e o eixo X, a esforço. Você pode elaborar um plano para cada problema, caso deseje resolver todos os problemas ao mesmo tempo, mas o recomendado é colocar todas as soluções em um só para que os esforços de resolutividade fiquem alinhados a uma mesma solução.

Ele deve ficar assim:

9. Priorize

Peça a opinião da sua equipe para situar as soluções no plano de acordo com suas características de esforço x impacto.

10. Escolha

Agora que você já tem uma boa noção em relação às suas opções, há duas maneiras de resolver esse impasse: cada um terá 1 voto em relação à solução que será colocada em prática, ou a pessoa responsável pelo projeto/mais alta na hierarquia toma a decisão.

Bônus: Teste e comente!

O que você está esperando para colocar as Decisões Relâmpago em prática? Teste e conte para nós como foi a sua experiência.

A metodologia exposta faz parte da obra Design Sprint (O′Reilly, 2015), que ensina como elaborar, construir e testar um novo produto em apenas 5 dias. Se você gostou dessa técnica, dê uma olhada no livro e descubra várias outras.

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