O que é Gasto?

O primeiro passo para compreender como controlar os gastos da sua empresa é assimilar o conceito de gasto e quais são suas subdivisões. Existem três diferentes termos que muitas vezes são utilizados por indivíduos fora do meio para designar a mesma coisa, eles são: gastos, despesas e custos. Porém, quando se aprofunda no tópico as diferenças se tornam nítidas e significantes para um empresário ou comerciante.

Os gastos são definidos como qualquer tipo de dispêndio financeiro realizado pela a empresa, já despesas e custos se referem a regimes distintos. Enquanto as despesas estão associadas a gastos necessários para o conseguimento de receitas, os custos estão associados aos gastos que ocorrem no momento da produção de um bem ou serviço.

Desse modo, o termo gasto que será referido ao longo desse post está associado tanto aos custos quanto às despesas de uma empresa, sendo às dicas válidas para ambos.

Como reduzir e controlar os gastos?

1. Reavaliação de processos internos

Empresas em seu dia a dia são repletas de processos que representam a rotina de como os funcionários realizam suas tarefas. Sendo que esses procedimentos podem ter sido instaurados por meio de uma estratégia e planejamento ou não.

Nesse cenário, para controlar os gastos, é fundamental compreender se existem processos falhos na empresa que possibilitam com que haja um maior desperdício de recursos e perda de produtividade. Este é um fenômeno que pode ocorrer tanto pela falta de instrução ou pela força do hábito.

O primeiro passo para solucionar esta questão é a realização do mapeamento dos processos, pois isto possibilitará com que esses momentos de desperdícios sejam identificados. Além disso, será possível moldar o processo ideal e a partir daí aplicá-lo no cotidiano da empresa.

2. Regime tributário

O sistema tributário brasileiro é considerado o mais complexo do mundo e as empresas despendem mais tempo para cálculo e pagamento de impostos, segundo o Doing Business, relatório do Banco Mundial.

Isto posto, é possível que haja ganhos financeiros para sua empresa, caso uma troca de regime tributário se mostre atrativa. Para isto é fundamental o auxílio de um contador que irá direcionar e acompanhar todo o processo.

Próximos passos: como controlar os gastos?

1. Revisão de contratos

Contratos são um elemento fundamental na empresa, atuando tanto no momento de compra quanto de venda de insumos, produtos e serviços. Dessa maneira, é inevitável o contato com este tipo de documento e imprescindível que este ocorra de maneira produtiva.

A questão primordial a se ter em mente é que os preços não são estáticos, logo é provável que ocorram ajustes nos contratos. Por esse motivo, um bom gestor deve estar atento ao mercado e analisar quando ocorreram aumentos de fato ou se o fornecedor está buscando um lucro alegando algo inexiste.

Além disso, os ajustes devem ocorrer bilateralmente. Nesse sentido, os contratos de vendas devem ser ajustados, de forma que não ocorra uma queda nos lucros ou até mesmo um caixa negativo.

2. Controle de estoque efetivo

É muito provável que a sua empresa possua um estoque para operacionalizar o funcionamento, logo é fundamental que o controle dele ocorra de forma efetiva e organizada.

Os impactos de uma gestão de estoque bem feita podem ser muito grandes, principalmente, quando se trata de uma empresa que possui uma alta rotatividade de produtos.

Entre os principais benefícios estão o menor desperdício, maior margem de negociação com fornecedores e realização de promoções. Além de ser um insumo fundamental para a utilização de indicadores contábeis, processo que será exposto como dica mais à frente.

As maneiras de realizar um controle de estoque efetivo são diversas, sendo cinco as principais: PEPS, UEPS, Custo Médio, Just in Time, e Curva ABC. Para se aprofundar em cada um deles é possível acessar aqui.

3. Não misture gastos pessoais com gastos do negócio

Para seu negócio controlar os gastos, é muito importante que exista uma divisão clara entre sua vida pessoal e sua vida profissional, ou seja, sua empresa.

Ainda que seja um empreendedor, para conseguir manter um controle financeiro estável e não misturar as duas áreas, crie uma conta separada para seu negócio! Vai facilitar sua gestão contábil. Também é imprescindível utilizar de alguma forma para controlar os gastos separadamente, como planilhas ou softwares automatizados.

Essa dica é de um valor extremo principalmente quando se trata dos gastos, já que essa movimentação prejudica seu caixa. Consequentemente, se não for feita uma divisão consciente, há a possibilidade de seus gastos pessoais interferirem nas finanças da sua empresa e na saúde financeira da mesma.

4. Faça um planejamento financeiro para um longo período de tempo

Pensando em uma visão de longo prazo, é muito interessante a ideia de mapeamento dos gastos da sua empresa. Vale começar anotando as receitas e os gastos dos meses anteriores para obter uma visão melhor do seu negócio.

A partir desse ponto, para controlar os gastos, também é válido notar algumas questões, como por exemplo: há sazonalidade de receita ou de gasto? Como minha empresa se comportou ao longo dos últimos meses? Há como traçar um padrão? Minha empresa cresce de maneira estável?

Conforme for respondendo essas perguntas, será possível projetar, ainda que de forma mais simples, qual será o comportamento da empresa nos períodos seguintes, consoante aos critérios abordados anteriormente.

Assim, com o planejamento em mãos você conseguirá ter uma visão macro de como sua empresa se comporta e onde é possível melhorar para diminuir os gastos a longo prazo.

Para o futuro, essa análise poderá servir de maneira estratégica para alavancar seu empreendimento!

5. Acompanhe a saúde financeira da sua empresa a partir de indicadores contábeis

No mais, outro ponto para controlar os gastos da sua empresa que é significativo para manter um controle dos gastos de seu negócio é a elaboração de indicadores contábeis. Eles são essenciais para traçar objetivos e metas, já que se tratam de números exatos.

É a partir deles que será possível ter uma visão objetiva e sucinta da saúde financeira da sua empresa.

Se o conteúdo foi de seu interesse, entre em contato conosco para conversar sobre nossos serviços de finanças empresariais, inclusive de Reestruturação Financeira!

Autores
Eduarda Alves
Guilherme Carvalho
Asdra Santana