O que é a gestão de estoque?

A gestão de estoque é a fiscalização e análise dos materiais e/ou mercadorias de uma empresa, visando garantir o funcionamento de todas as operações.

Por isso, uma gestão otimizada dos fluxos de entrada e saída dentro de uma organização, permite prever a  necessidade de abastecimento de mercadorias e reduzir desperdícios, dentre outras vantagens que vamos falar mais a frente.

Sendo assim, é fundamental que o gerenciamento de estoque seja eficiente, visando minimizar perdas e prejuízos e maximizar a receita.

Qual é a importância da gestão de estoque para as empresas?

Um dos maiores erros dos gestores de empresas é tratar a gestão de estoque como segundo plano, esse pensamento deve ser urgentemente abolido, pois, pode causar grandes perdas para o negócio. 

Ter controle das entradas e saídas dentro de uma empresa é fundamental para evitar prejuízos de forma significativa, além de expandir as chances de negociação com os fornecedores e aumentar o lucro.

Ainda é possível organizar melhor a demanda por produto, vender mais e até criar promoções com mais facilidade, sem comprometer a receita no fim do mês. 

Lidar com produtos sem giro também se torna mais fácil.

Pois, conhecendo a situação do estoque, um gestor pode oferecer promoções e descontos pontuais àqueles produtos parados há muito tempo, e assim motivar os clientes a comprarem e o estoque a girar.

Mas, como fazer a gestão de estoque da maneira certa?

Como dito anteriormente, uma rigorosa gestão de estoque é um grande aliado para o sucesso, tanto de empresas já consolidadas quanto de empresas novas no mercado.

Basicamente, sua função é de monitorar os produtos armazenados, para garantir o cumprimento da demanda, sem haver muitos excessos ou prejuízos, assim como para evitar a falta de mercadorias.

Além disso, é imprescindível manter em mente que as mercadorias sem giro representam dinheiro parado, o que impacta negativamente o capital de giro da empresa.

Dessa forma, o controle de estoque pode ser feito das mais diversas maneiras, desde em um simples caderninho até em programas mais avançados, como o Excel.

Então, para te ajudar, montamos um passo a passo ideal para iniciar o controle de estoque.

1. Faça o inventário do seu estoque

O primeiro passo é ter controle completo do estoque da empresa, separando as mercadorias de maneira organizada de forma a registrar na ficha a quantidade, custo unitário e total dos produtos vendidos, e checar periodicamente se os resultados do estoque físico e da ficha são compatíveis.

Também é recomendado que, conforme as entradas e saídas ocorram, o gestor insira as datas de movimentação e revise os dados, de modo a prevenir falhas. 

2. Automatize o controle do seu estoque

Posteriormente, é indicada a automatização da ficha de controle.

Existem novas tecnologias que conseguem auxiliar na atualização otimizada e facilitada da ficha de controle e até na localização dos produtos no estoque.

Pois, registrar certos itens no controle manualmente pode tomar muito tempo e se tornar uma tarefa muito onerosa, mas fica a critério do gestor optar ou não por essas tecnologias.

3. Prepare seus colaboradores 

É importante que toda a equipe esteja apta para realizar as atividades de gestão de estoque.

Também é recomendado que um superior fique responsável por monitorar essas atividades e se certificar de que tudo está indo bem.

4. Estabeleça limites de perdas e danos

Deve haver um equilíbrio na quantidade de produtos armazenados, sem excessos ou faltas, o sistema deve ter giro. 

Além disso, é necessário estabelecer uma margem de perdas e danos.

Pois, é inevitável haver perdas ou danos nas mercadorias (seja por validade, problemas com o fornecedor e  etc) e, sabendo disso, o gestor deve estabelecer um limite de perdas e fazer o máximo para se manter dentro dele. 

5. Escolha a metodologia de gestão de estoque ideal para seu negócio

Além do passo a passo, existe uma grande diversidade de sistemas amplamente utilizados por empresas no mercado.

Abaixo, vamos listar e explicar brevemente algumas metodologias para um controle de estoque eficiente.

1. PEPS

Esta metodologia defende que os primeiros itens a entrarem no estoque devem ser aqueles vendidos antes dos outros, conceito este presente na sigla PEPS (“primeiro a entrar, “primeiro a sair”).

A principal característica deste modelo é o fato de que ele tende a valorizar o estoque, pois este será composto em sua maioria por produtos que foram adquiridos há pouco tempo.

2. UEPS

A proposta desta metodologia é contrária a anterior, dessa maneira os itens mais recentes do estoque devem ser os primeiros a serem colocados a venda, como sugere a sigla UEPS (“último a entrar, primeiro a sair”).

Esta prática possui como objetivo diminuir o lucro contábil das empresas, razão pela qual é vetada pela Receita Federal.

Além disso, ela não deve ser utilizada por uma empresa que possui produtos perecíveis em seu estoque.

3. Custo médio

A utilização deste método propõe que o valor do estoque seja calculado, por meio de uma média ponderada, a cada vez que itens sejam adicionados.

A principal finalidade deste modelo é evitar grandes variações nos preços dos produtos, apresentando constância em relatórios e demonstrações contábeis.

4. Just in Time

Assim como a tradução literal sugere, “no momento exato”, esta metodologia propõe manter o nível do estoque menor possível, visando apenas atender as necessidades do momento presente.

Dessa maneira, é uma ótima opção para redução de custos, porém este sistema exige parcerias e fornecedores de qualidade, que consigam atender rapidamente à demanda, além de um minucioso controle de gestão.

5. Curva ABC

A última metodologia apresentada nesta seção, se baseia na simples ideia de ponderar os itens do estoque, dessa maneira estabelecer maior valor e prioridade de vendas para diferentes produtos.

Por um lado os produtos com peso “A” representam um valor maior pro estoque, portanto devem ser priorizados no momento da venda.

Pelo outro lado o peso “C” sugere desvalorização e são itens que deverão ser preferencialmente evitados.

6 sinais de uma gestão de estoque eficiente

A eficiência da gestão de estoque pode ser definida pelo número de informações e dados relevantes que podem ser obtidos a partir deste controle.

Sendo assim, algumas características e consequências de uma má gestão de estoque são identificadas por problemas relacionados à oferta deficitária de produtos, ausência de histórico de vendas e impossibilidade de verificar o número de insumos disponíveis.

Pelo outro lado, uma boa gestão possui diversos benefícios como:

1. Fabricação de Produtos com Demanda Irregular

Este é um problema que está relacionado com produtos sazonais ou que não possuem alta demanda, configurando assim uma produção irregular.

Por meio de uma boa gestão de estoque é possível administrar a quantidade de produtos e sempre atender às demandas do mercado.

2. Diminuição de Preços

No momento da realização da compra de produtos e insumos para os seus estoques, é muito importante que seja possível planejar e calcular a quantidade exata necessária.

Assim o fornecedor poderá ofertar valores mais baratos pela grande escala da compra.

3. Fretes Econômicos

Ainda associado com o benefício anterior, ao realizar compras maiores é possível minimizar os custos do frete e taxas relacionadas ao transporte, pois este será pago apenas uma vez.

4. Menos Atrasos nas Entregas

É muito comum que uma empresa seja obrigada a atrasar entregas de produtos ou serviços devido a problemas relacionados ao fornecedor de matéria-prima, dessa maneira será possível evitar ou minimizar estas adversidades.

5. Nível de Produção Ótimo

 É de grande importância que a empresa mantenha bons níveis de produção, independente de fatores internos ou externos.

Isto posto, a gestão de estoque é fundamental para a obtenção de maior rendimento possível, dificultando a ocorrência de contratempos como a impossibilidade de entregar um produto ao consumidor, devido a atrasos e escassez de insumos.

6. Proteção Contra Incertezas

Caso ocorra o aumento no valor de algum insumo necessário na produção ou uma grande demanda subitamente, será possível prever estes problemas e continuar com a plena atividade, atendendo as necessidades do mercado.

Conclusão

Além das recomendações tradicionais, existem algumas dicas básicas e pontos a serem observados que podem aumentar a eficiência na realização da gestão de estoque, como:

O desenvolvimento de parcerias e boas relações com os fornecedores, que é muito importante para conseguir mais agilidade, preços mais baratos e até maior qualidade dos produtos.

Além da comunicação a todos os colaboradores da empresa e ensiná-los os objetivos e o porque deve ser feito é essencial para uma boa gestão.

No mais, seguindo os passos que apontamos, você terá uma gestão de estoque eficiente e conseguirá garantir produtos suficientes para sua demanda e também evitar prejuízos.