Um dos erros mais comuns dos empregadores ao buscar entender quanto custa um funcionário é considerar como gasto somente seu salário bruto. 

Isto é perigoso, pois há casos em que o funcionário pode chegar a custar até 70% a mais do que o valor de seu salário. 

E apenas sabendo exatamente quais despesas você vai ter com aquele empregado no mês, é possível fazer uma gestão mais inteligente dos recursos da empresa. 

Além de também tornar possível a análise do retorno que aquele funcionário traz para empresa, e entender se compensa as despesas com seu salário e todos os encargos envolvidos. 

Então, se você não entende realmente quanto custa um funcionário em sua empresa e apenas considerava o salário bruto, continue lendo este post e descubra o real valor do seu colaborador.

Quais os tipos de encargos influenciam o custo do seu funcionário

Os encargos podem-se dizer que são custos indiretos em que o empregador precisa dar uma taxa por lei. Essa taxa é incidida tendo como base o salário do funcionário.

E para entender quanto custa um funcionário, precisamos antes entender que taxas são essas e como elas influenciam nesse custo.

Atualmente existe dois tipos de encargos:

Abaixo vamos explicar cada um dos encargos, quais são as taxas e qual o valor de cada um que compõem cada tipo da categoria.

Além disso, vamos mostrar os diferencias que existe dependendo do Regime Tributário 

Encargos Sociais

Os Encargos Sociais são taxas voltadas para o bem-estar do funcionário, tendo em vista que, essas taxas não são usufruídas de maneira direta, mostrando essa diferencia dos Encargos Trabalhista.

Um exemplo de taxa, é o INSS que vai ser explicado mais afrente.

INSS

É a sigla que representa o Instituto Nacional do Seguro Social, alíquota que é descontada do funcionário todo mês, para que seja utilizada futuramente como forma de seguro.

Sendo uma Previdência Social, de maneira que, auxilia o funcionário, caso ele necessidades relacionadas a saúde, seguro e previdência.

Esse tipo de seguro ampara o colaborador caso aconteça algum acidente, doença, desemprego (Seguro Desemprego) dentre outros motivos que impossibilitam o funcionário a trabalhar. 

Um exemplo mais profundo é a aposentadoria, que também é incidida nessa taxa, quando é pago cada mês, para que, quando atingir a idade de trabalho, receber essa contribuição por não trabalhar mais, assim gerando uma segurança para o funcionário.

As alíquotas são definidas de acordo com a faixa salarial:

• R$ 1.045, o desconto é de 7,5%;
• a partir desse valor até R$ 2.089, 9%;
• a terceira faixa até os R$ 3.134, 12% de desconto;
• e a última, até R$ 6.101, alíquota de 14%.

FGTS

Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, tem a função de amparar o funcionário que é demitido sem junta causa.

Ele funciona como uma poupança, em que o empregador deposita todo mês uma porcentagem do salário de 8% para trabalhador e 2% para menores aprendizes.

Outra função que o FGTS tem é a possibilidade de financiar aquisição de casa ou carro, assim tornado uma importante fonte de financiamento habitacional.

Isso porque as pessoas vêm cada vez mais investido muito em infraestrutura, obras de saneamento básico.

PIS/PASEP

Programa de Interação Social e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público, respectivamente.

Apesar de ter a mesmas finalidades de amparo dos gastos com o desemprego e abonos, sendo direcionado para o FAT (Fundo de Amparo ao Trabalhador), a diferença são as pessoas para qual são destinadas cada taxa.

• O PIS sendo pago pelo Estado, assim sendo, funcionário privado;
• Já o PASEP para colaborados que trabalham em empresas pública.

O cálculo da alíquota e dividido em dois, o regime acumulativo e o não acumulativo.

1. O regime acumulativo é definido uma taxa de 0,65% em cima do faturamento.
2. O regime não acumulativo é feito tendo o fato de que empresas que optam a esse regime tem uma alíquota de 1,65%.
   
   Apesar desse aumento de alíquota, as empresas que tem como base esse regime, têm créditos em algumas despesa e custos associados, assim empresa que utiliza o Lucro Real tem como base esse regime.

Salário Educação

Alíquota destinada a investimentos ligado a educação, o ensino fundamental, de forma que haja uma valorização do Ensino Público.

A cobrança dessa taxa tem um valor de 2,5% das remunerações pagas pela empresa.

Sistema S

Sistema que é composto pelas Instituições responsáveis por oferecer escolas que ajudam o profissionalismo da população com infraestrutura de centros tecnológico, e laboratórios.

Esse sistema é composto pelo Senar, Senac, Sesc, Sescoop, Sesi, Senai, Sest, Senat, Sebrae, DPC, Incra e Fundo Aeroviário, em que esse Sistema tem um auxílio de 3,3% sobre o salário.

Encargos Trabalhistas

Os Encargos Trabalhistas, diferentemente do anterior, tem como principal diferencia que a renda vai diretamente ao funcionário, existindo os obrigatórios e não obrigatórios (gratificação).

Um fator que precisa ser observado pelo administrador financeiro na hora de entender quanto custa um funcionário é de como é calculado esse encargo.

Já que existem diferenciais entre os empreendimentos e regimes. Mas fica tranquilo(a) que vamos explicar isso mais à frente.

13° Salário

Encargo obrigatório por lei, devido ao fato que é o valor pago de tempo trabalhado.

Ou seja, se o colaborador trabalha por quatro meses, ele receberá por esse tempo colaborando, da mesma forma em um ano, assim sendo o valor de 1/12 por mês.

Ele é pago em dois meses diferentes, uma no mês de novembro e outra parcela em dezembro.

Férias/Adicional de Férias

O empregador por lei precisa dispor de 11% adicional do salário por causa das férias.

Além das férias, o funcionário tem direito de receber 1/3 do valor do salário, em que existe por lei um período de pagamento deste, sendo dois dias antes desse período de descanso.

Outros Benefícios

Outros benefícios destinados aos funcionários além dos Encargos Sociais e Trabalhistas são os diferentes tipos de vales que são oferecidos pelo empregador.

Existem vários vales que podem ser oferecidos, os vale-transporte e vale-alimentação, o vale-cultura, além de planos odontológicos e assistência médica.

Mas vamos entender os dois mais usados.

Vale-alimentação

Esse benefício é importante para que os funcionários possam comprar diferentes tipos de alimentos, da forma mais ampla e aberta de escolha. Sendo aceito em diferentes tipos de mercados e comércios.

Apesar dessa importância, de acordo com a Lei da CLT, esse vale não é obrigatório.

Mas os empregadores costumam a dar esse benefício para manter os colaboradores motivados, assim diminuindo a rotatividade de funcionários na empresa.

Não existe uma porcentagem mínima sobre o salário base, havendo apenas por lei um teto de 20%, assim o empregador poderá oscilar esse benefício dentro dessa faixa de porcentagem.

Vale-transporte

Diferente do anterior, esse benefício é obrigatório por lei, em que consiste que há divisão entre empregador e funcionário das despesas relacionadas ao deslocamento entre a casa e o local de trabalho.

Como é algo obrigatório, existem normas para serem seguidas

Um deles é que vale-transporte pode ser fornecido é até um valor de 6% do salário base do colaborador, quando ultrapassado, o empregador precisa arcar com essa diferencia.

O caso contrário é válido também, quando o valor é inferior aos 6%, em momentos que isso ocorre, o valor inferior é tomado como benefício.

Como calcular o custo desses encargos?

Tendo esses dois benefícios em vista, muitos empregadores têm dificuldades na hora de calcular tais despesas para entender quanto custa um funcionário.

Por isso, abaixo vamos mostrar, na prática, como é o cálculo desses benefícios para te ajudar no cálculo final do funcionário.

Informações base para o exemplo:

• O funcionário trabalha 26 dias ao mês;
• Números de passagens utilizadas no dia: 2; no mês 52;
• O funcionário recebe R$ 4000,00 de salário;
• Preço médio da passagem do transporte é de R$ 4,00;
• Alíquota de 3% do salário base, para o vale-alimentação.

Para o vale-alimentação temos: 10% de 4000 = R$ 400,00

Para o vale-transporte temos: 52 x 4 = R$ 208,00

Assim temos que o valor do benefício voltado ao vale-transporte é de R$ 208,00, de forma que o valor é inferior aos 6%, assim sendo, é cotado esse valor que foi encontrado no cálculo.

Quanto custa um funcionário para cada regime tributário?

Como já foi comentado no texto, as alíquotas dos encargos a serem pagas pelo empregador são diferentes para cada regime tributário que é adotado.

Abaixo, vamos mostrar as diferenças de encargos obrigatórios para uma empresa optante pelos regimes tributários do Simples Nacional, de Lucro Real e de Lucro Presumido.

Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime tributário existente desde 2007 com o intuito de simplificar o pagamento de impostos para microempresas.

Para se enquadrar como optante do Simples Nacional é preciso ter menos de 4,8 milhões de reais de faturamento no ano.

Para optantes do Simples Nacional do anexo I, II e III devem ser pagos os seguintes encargos para cada funcionário:

• FGTS: 8% do salário;
• FGTS anual: 8% do salário;
• Férias (valor de 1 salário. Dividir por 12 para ter o valor mensal a ser pago.);
• ⅓ sobre Férias (valor de ⅓ de 1 salário. Dividir por 12 para ter o valor mensal a pago.);
• Décimo Terceiro Salário (valor de 1 salário. Dividir por 12 para ter o valor mensal a pago.);
• Provisão Mensal (valor da soma das Férias, ⅓ sobre Férias, Décimo Terceiro Salário e 8% de FGTS anual. Dividir essa soma por 12 para ter o valor mensal.);
• INSS: 8% do salário;
• Vales (transporte e refeição);

 Desse valor deve-se deduzir o valor que funcionário deve contribuir:

• INSS: 8% (a ser deduzido na folha de pagamento);
• Vale transporte: 6% sobre o salário (a ser deduzido na folha de pagamento).

Para empresas optante pelos Simples Nacional, porém que se enquadram no anexo IV, há algumas diferenças na alíquota.

A empresa precisa contribuir com 20% da folha de pagamento para o INSS, além da alíquota RAT para algumas empresas. A RAT cobre possíveis indenizações por acidentes no ambiente de trabalho

Lucro Real ou Presumido

O Regime de Lucro Real ou Presumido são opções para empresas que faturam mais de 4,8 milhões por ano, não podendo estas optarem pelo Simples Nacional.

Entretanto, caso seja mais vantajoso, uma empresa que fatura menos de 4,8 milhões por ano pode acabar optando pelos regimes de Lucro Real ou Lucro Presumido, o que não é muito comum. 

Em ambos regimes tributários as alíquotas e encargos são parecidos com a situação da empresa optante pelo Simples Nacional de anexo IV.

A diferença é que há o acréscimo da alíquota de terceiros, que são aproximadamente 5,8% do salário. Essa alíquota é usada para financiar serviços como SENAI, SESI e SESC.

3 dicas de ouro para otimizar os custos com seu funcionário

Em várias empresas as despesas com pessoal é das mais expressivas dentre as despesas do negócio.

Por isso, é importante olhar com cuidado para essas despesas e entender se o retorno que o funcionário traz é maior ou não do que o quanto ele custa.

Entretanto, há algumas medidas que podem ajudar a amenizar os gastos com pessoal:

1. Escolha o Regime Tributário certo

Como já dito, os encargos mudam dependendo do Regime Tributário que é adotado pela empresa.

Por esta e outras razões, é de exímia importância a escolha do Regime Tributário adequado para seu empreendimento. Além disso, é preciso ver que benefícios e singularidades há nas regulamentações do seu negócio.

Ter clareza disso é interessante para otimizar qualquer tipo de custos, inclusive os custos com funcionário.

2. Equipes enxutas e eficientes

É importante compreender se realmente aquele funcionário está sendo eficiente no seu trabalho e dando o retorno esperado, visto as despesas com pessoal.

Desta forma, prezar por um melhor entendimento de seus processos e das atividades realizadas por cada um dos funcionários pode ser interessante para tornar a operação da sua empresa mais eficiente.

Assim, o funcionário consegue ser melhor aproveitado como recurso humano para a empresa.

3. Investimento em softwares

Uma outra forma de tornar a eficiência dos seus funcionários maior é o investimento em softwares que realizam atividades mecânicas, como planilhas automatizadas e softwares de gestão.

Com a automatização de atividades mecânicas, seu funcionário terá mais tempo para realizar atividades mais relevantes, otimizando seu trabalho e, logo, otimizando o retorno que o funcionário trará para a empresa. 

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