Normalmente visamos tomar nossas decisões mais eficientes sobre nossos processos, para que desenvolvamos melhores estratégias. Entenda o mapeamento de processos e suas aplicações para melhorar o seu negócio.

O que é mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é a determinação de uma sequência de atividades relacionadas às operações de uma empresa. Essa prática permite uma compreensão clara do modelo de funcionamento do negócio, facilitando a tomada de decisões. Além disso, o mapeamento de processos proporciona a padronização de tarefas, tornando sua execução mais dinâmica.

Tipos de mapeamento de processos

Fluxograma de Processos

O fluxograma, também conhecido por flowchart, é um dos mapeamentos de processos mais simples. Busca apenas identificar as atividades realizadas com apelo visual. Por conta de suas limitações técnicas, foi sendo menos utilizado com o passar do tempo.

Fluxograma Horizontal

Essa é uma atualização que busca contornar as limitações do fluxograma comum. Nesse caso de mapeamento de processos, utiliza-se uma matriz que apresenta as atividades em andamento no eixo horizontal e seus responsáveis no eixo vertical.

BPMN

O Business Process Model and Notation é o método de mapeamento de processos mais aceito atualmente no mundo. Seu diferencial é sua clareza na apresentação visual, tornando a ferramenta bastante intuitiva. O ideia desse método é atribuir símbolos padronizados para cada etapa do processo, de maneira a facilitar o entendimento do leitor.

A Econsult adota o BPMN para o mapeamento de processos em suas soluções empresariais. Suas principais aplicações são vistas nos serviços de Plano de Negócios, visando consolidar processos e de Modelagem Empresarial, objetivando construir processos. Se quiser saber mais, entre em contato conosco e marque uma reunião. 

Importância do mapeamento de processos

O mapeamento de processos é de grande relevância no contexto empresarial, visto que é uma ferramenta que facilita o planejamento operacional. Sua construção traz uma série de benefícios para a gestão de processos eficiente em uma empresa:

Percepção de gargalos

Pontos de quebra de fluidez operacional de um processo são chamados de gargalos. Com o mapeamento de processos, a identificação de gargalos é facilitada, permitindo traçar planos estratégicos ou remodelagem do processo para atingir um maior desempenho.

Padronização do trabalho

Ao mapear um processo, os participantes e responsáveis de uma atividade conseguem visualizar o impacto de seu trabalho de maneira clara. A padronização permite escalabilidade e otimização dos processos, visto que suas etapas se tornam consolidadas. Além disso, obtém-se previsibilidade e maior constância quanto aos resultados da empresa.

Gestão de Recursos

Por gerar previsibilidade, o mapeamento de processos possibilita gestão inteligente dos recursos de uma empresa. Já se sabe o custo e o retorno de um processo antes de executá-lo, permitindo, assim, uma alocação eficiente dos recursos e uma noção clara do custo-benefício.

Controle e desempenho operacional

O mapeamento de processos permite que o gestor tenha maior controle de seus resultados. Outro aspecto positivo é o acompanhamento fidedigno dos indicadores da empresa. Isso porque, com as operações padronizadas, traçar comparações entre o desempenho de diferentes períodos se torna extremamente coerente.

Agora que já possui entendimento do conceito e dos benefícios do mapeamento de processos, aprenda como construir seu próprio mapa.

Como fazer um mapeamento de processos?

Para montar seu mapa, siga os seguintes passos:

1 – Determine os processos que deseja mapear

Mapear todos os processo de sua empresa pode ser muito oneroso, gastando muito tempos e recursos. Por isso, deve-se realizar uma priorização para seleção daqueles processos que são mais estratégicos e que geram maior resultado. Com esse intuito, você deve se perguntar:

• Por que preciso mapear tal processo?
• Qual a complexidade do processo?
• Quais os riscos do processo?
• Qual o objetivo do mapeamento?

Uma ferramenta que pode ajudar na priorização é a Matriz GUT. Ela determina critérios (Gravidade, Urgência e Tendência) para avaliação do processo para que se faça uma priorização mais assertiva. Saiba mais sobre a Matriz GUT ao ler esse artigo em nosso blog.

Após determinar quais processos que serão mapeados, é preciso entender suas naturezas para traçar estratégias de integração entre os processos. A seguir estão as três categorias de processos empresariais:

• Processos finalísticos: são processos relacionados diretamente à entrega de produto ao cliente. Esses são os processos que geram valor ao cliente de maneira efetiva. Não necessariamente começam ou terminam dentro de sua empresa, possuindo grande relação com o ambiente externo.
• Processos de suporte: são processos que não possuem relação direta com o cliente. Entretanto são esses processos que geram impacto para o ambiente interno da empresa, principalmente aos processos finalísticos. Exemplo dessa categoria são contratações ou o processo de administração financeira do negócio.
• Processos gerenciais: são processos relacionados ao monitoramento dos processos finalísticos e de suporte. Seu objetivo é a maximização da eficiência dos demais processos, por meio da mensuração de indicadores e validação de desempenho.

2 – Elabore um mapa de processo

O mapa de processo é a representação visual da sequência de etapas do processo, possuindo delimitação para seu início, processamento e fim. Para montar um bom mapa é ideal que se faça de maneira colaborativa com os executores do processo, visto que são as pessoas com maior vivência para validação.

Essa ação proporciona maior empatia por parte dos colaboradores e traz ao processo maior conexão com a realidade, tornando-o melhor executável.

3 – Valide o mapa de processo

Após finalizar o mapeamento dos processos, consulte os responsáveis pela execução para assegurar de que o planejamento está de acordo com o contexto da empresa. Caso o mapa esteja adequado à realidade de sua empresa, ponha-o em prática para atestar seus resultados.

4 – Acompanhe a execução do processo

Com o processo em execução, agora você deve acompanhar seu desenvolvimento. Para isso, certifique-se de mensurar os indicadores relacionados ao processo, identificando pontos de acertos, que devem ser reproduzidos e gargalos que devem provocar a revisão das etapas para melhora de performance.

Caso possua alguma dúvida sobre o tema ou deseje que realizemos o mapeamento dos processos de sua empresa, estamos sempre à disposição. Entre em contato conosco!